Datenschutzerklärung der Klein & Klar Büroservice GmbH

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns, der Klein & Klar Büroservice GmbH, ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie sonstigen einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

1. Einführung und Angaben zum Unternehmen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Klein & Klar Büroservice GmbH
Friedrichstraße 123
10117 Berlin
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 30 84726391

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit, insbesondere bei der Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern sowie bei der Nutzung unserer Website, sofern eine solche betrieben wird.

2. Datenerhebung und Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Kommunikation, zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten können insbesondere gehören:

• Stammdaten, z. B. Name, Vorname, Firma, Anschrift
• Kontaktdaten, z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Kommunikationsinhalte, z. B. E-Mails, Telefonnotizen, Schriftverkehr
• Technische Daten, soweit bei Nutzung digitaler Angebote anfallend, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteeinstellungen
• Sonstige Daten, die Sie uns freiwillig übermitteln

Die Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben, etwa im Rahmen von Anfragen, Vertragsabschlüssen, der laufenden Geschäftsbeziehung oder bei der Nutzung unserer Kontaktmöglichkeiten. In Einzelfällen können Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von Dritten stammen, soweit dies rechtlich zulässig ist.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation
• Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen
• Erbringung unserer Büroservice- und Verwaltungsleistungen
• Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Gewährleistung von IT-Sicherheit und Betriebssicherheit
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Verbesserung unserer internen Abläufe und Servicequalität

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO, soweit jeweils einschlägig:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere an einer sicheren, effizienten und wirtschaftlichen Geschäftsabwicklung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage Ihrer Einwilligung, sofern wir eine solche einholen

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollten, erfolgt dies ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.

5. Datenweitergabe und Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine sonstige rechtliche Grundlage besteht.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater
• IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter
• Banken und Zahlungsdienstleister
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit gesetzlich erforderlich
• Sonstige Erfüllungsgehilfen und Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir erforderliche Verträge zur Auftragsverarbeitung ab und stellen sicher, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen werden.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nur statt, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Dies kann insbesondere durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

• Angemessenheitsbeschluss der ევროკommission
• EU-Standardvertragsklauseln
• weitere geeignete Garantien im Sinne der DSGVO

Sofern eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, informieren wir Sie hierüber im Einzelfall, soweit gesetzlich erforderlich.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Typische Aufbewahrungsfristen können sich insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ergeben und betragen regelmäßig bis zu zehn Jahre.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Bitte beachten Sie, dass wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens unter Umständen einen Identitätsnachweis verlangen müssen, sofern dies zur Vermeidung von Missbrauch erforderlich ist.

9. Widerruf von Einwilligungen

Sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Den Widerruf können Sie formlos per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an unsere Postanschrift richten.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Für unser Unternehmen ist insbesondere die zuständige Aufsichtsbehörde am Sitz unseres Unternehmens relevant. Zuständig ist in der Regel die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Datensicherheit

Die Klein & Klar Büroservice GmbH trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht gewährleistet werden kann.

12. Kontaktinformationen

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie uns jederzeit kontaktieren:

Klein & Klar Büroservice GmbH
Friedrichstraße 123
10117 Berlin
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 30 84726391

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, unserer Leistungen oder der eingesetzten Technologien. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar oder kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Stand dieser Datenschutzerklärung: Juni 2026